Etiqueta Digital

Etiqueta Digital

Nos dias de hoje, o que vale fazer à distância e o que precisa ser pessoalmente

 Em tempos tecnológicos como o que vivemos, a comunicação anda um tanto fluída, rápida, automática, quase superficial. Mas nos esquecemos que as relações humanas acontecem no olho no olho, no toque, no sorriso e na empatia. Nas relações de trabalho não é diferente. Algumas situações exigem contato presencial, por isso, preparei aqui algumas dicas do que não fazer, seja por e-mail ou Whatsapp.

 Por e-mail:

Enviar um e-mail para vários destinatários que não se conhecem, com o endereço eletrônico em aberto - Não é uma prática adequada, pois permite que os seus contatos sejam compartilhados com outras pessoas, que poderão de forma mal intencionada usá-los para o envio de spam sem autorização. Neste caso, deve-se utilizar a cópia oculta.

 Enviar uma mensagem sem início e fim – É um protocolo bem receptivo iniciar um e-mail se apresentando com uma saudação, como por exemplo: “Olá Prezado Fulano, tudo bem?” Como também, finalizá-lo com “Até breve ou Atenciosamente” e fechar a mensagem com uma assinatura padrão que pode ser configurada no seu programa.

 Redigir e-mails extensos - Mensagens eletrônicas foram feitas para serem curtas, enviar anexos e para documentar algo que foi tratado verbalmente e não para discutir alguma situação ou tratar assuntos confidenciais. Quando o assunto tratado gerar polêmica, uma conversa ao telefone ou pessoalmente será a melhor saída para uma solução saudável.

 Escrever as palavras com letras maiúsculas significa GRITAR. Assim como na comunicação verbal, a comunicação escrita deve ser respeitosa e utilizar bom tom, sem gírias e palavrões ou sarcasmos. Trate os outros da mesma forma que gostaria de ser tratado.

 Utilizar o e-mail profissional para fins pessoais - As empresas têm acesso a todas as suas mensagens. Pense bem antes de clicar em enviar, pois o e-email é um documento e pode ser utilizado contra você.

 Tratar assuntos importantes, como feedback e demissão – Pode parecer óbvio, mas acontece. Dar um feedback, seja positivo ou negativo, sempre deve ser pessoalmente, olho no olho e com o devido cuidado que a situação exige. A mesma coisa para as demissões. Ainda que se trate de corte na empresa e os funcionários estejam sabendo, é questão de respeito anunciar o desligamento em uma conversa cara a cara.

 Whatsapp:

Não se identificar ao enviar uma mensagem para uma pessoa que não está na sua lista de contatos - Inicie a mensagem com uma saudação, seguida da sua apresentação pessoal, se for o caso, informar onde se conheceram, informar o motivo da mensagem e finalize com um agradecimento.

 Envio de áudios extensos - Os áudios são ótimos recursos, que contribuem para sermos produtivos, porém eles devem ser curtos, com informações objetivas e sem enrolação.

 Grupos de whatsappNão inclua em grupos as pessoas que não foram consultadas previamente para fazerem parte. - Ao ingressar em um grupo profissional, verifique se há regras de conduta sobre conteúdos de mensagens que são permitidas. Evite excessos de mensagens, imagens e vídeos desnecessários e que estão fora do propósito do grupo, como imagens de “bom dia”, discussões políticas, religiosas e qualquer outro tipo de polêmica.

 Horário de envio de mensagens – Dê preferência para o envio de mensagens durante o horário comercial ou atente para não enviar muito cedo ou muito tarde da noite. O bom senso deve prevalecer.

 Visualizar a mensagem e não responder – Às vezes a pessoa que recebe a mensagem pode vê-la, mas não respondê-la, porque pode estar fazendo algo que o impeça de responder devidamente a mensagem naquele momento. Para quem envia a mensagem, principalmente os mais ansiosos, dá uma sensação de descaso ou um sentimento de não ser importante. Caso haja urgência em resolver o assunto, não espere o retorno, pegue o telefone e ligue.

 Avisos de recebimento de mensagem - Não é nada prazeroso ficar ouvindo os avisos sonoros de mensagens enviadas para você, e pior que isto, é fazer as pessoas que estão ao seu redor também ouvi-los.Ou seja, não entre em modo automático e assuma uma conduta digital única para seus amigos, familiares e no ambiente corporativo. O universo online é um reflexo do pessoal e ninguém tem o mesmo comportamento o tempo todo. Sempre varia de acordo com o ambiente. Na dúvida, apele para o bom senso. Esse nunca falha!

Patrícia Atui é Palestrante, Business Coach com formação internacional pela Action Coach, Coach Executivo e Ontológico, Economista pela Univ. Mackenzie/SP, pós graduada em finanças pelo IPEP/SP e coautora do livro Empreendedor Total – Ed.Literare Books International – 2016.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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